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SAICO en El Empresario - Diario El País

26/09/2014

Artículo: Empresas se suman a la factura electrónica, pero con recaudos.

Casi 1.500 firmas son parte del sistema, en distintas etapas; la implementación del nuevo régimen trae nuevos desafíos para la cultura de las organizaciones y los procesos de trabajo. 

La factura electrónica asoma como una realidad creciente entre las empresas, a medida que la Dirección General Impositiva (DGI) impulsa su implementación. Tras presentarse el sistema en 2012, actualmente hay unas 1.500 empresas en este universo, en distintas etapas: 360 operando, 44 autorizadas, 577 en proceso de homologación y 511 en fase de testing. En todos los casos hay firmas pertenecientes a los grupos Grandes Contribuyentes, CEDE (Control Especial de Empresas) y No CEDE, informó el director de DGI, Joaquín Serra. En ese marco se han emitido casi 13 millones de e-facturas y algo más de 243 millones de e-tickets, añadió.

En concreto, el nuevo sistema documenta transacciones a través de medios digitales, con firma electrónica y datos encriptados, prescindiendo de la boleta impresa. Paralelamente, la información es enviada en segundos a la DGI.

Las autoridades proyectan el ingreso en forma obligatoria al régimen de 1.000 firmas más, con vigencia a septiembre de 2015 y evalúan confeccionar un cronograma para la incorporación de los distintos perfiles de empresas, adelantó Serra.

De a poco hay firmas que voluntariamente están incorporando la factura electrónica, aunque dista de ser una situación generalizada. "Lo que está pasando es que las empresas están esperando a ser notificadas por la DGI", apuntó Leonardo Isoardi, socio del estudio CPA Ferrere y responsable del Departamento de Outsourcing de Procesos de Negocios de la firma.

Roni Lieberman, director de la empresa de software Memory, señaló que aunque cada vez más clientes (en su mayoría atiende a pymes) se suman en forma voluntaria, el 70% actuó a instancias de la DGI.

Básicamente, se están sumando empresas de gran volumen de negocios y facturación (nacionales o multinacionales), impulsadas no solo por la convocatoria oficial sino también atraídas por las ventajas que trae el nuevo régimen: el ahorro que se genera por no imprimir factura y no tener que distribuirla (estimado en unos US$ 6 por documento), la eliminación del problema del espacio para guardar los datos en formato físico, y los beneficios fiscales previstos en el Decreto 324/011. Esa norma exonera de IRAE hasta en un 70% del monto invertido para la incorporación de tecnología para la factura electrónica y también exonera el Impuesto al Patrimonio por ese concepto. 

Las empresas de servicios que emiten facturas sin que el cliente pase por sus locales en forma frecuente —como las empresas de televisión para abonados o los entes públicos— también ven el sistema como ventajoso, señaló Lieberman.

Desafío cultural

El cambio despierta varias interrogantes en las empresas: desde qué significa el concepto de factura electrónica, cuáles son los plazos y procesos para entrar en este régimen, qué implica en la operativa diaria, cómo se procesa la información en el nuevo sistema o cuáles son los incentivos fiscales.

Asimilar el cambio impone "un desafío cultural, donde los procesos de facturación comienzan a tener un nuevo interlocutor a nivel de sistemas con las aprobaciones, aceptaciones y comunicaciones fiscales en tiempo real con DGI", explicó Diego García, gerente de Marketing y Comunicación de Garino Hnos, empresa que provee soluciones en factura electrónica.

Dependiendo de la complejidad de los procesos internos con los que funciona la empresa, ésta se puede ver obligada en ocasiones a variar procedimientos para adaptarse al nuevo escenario.

Así, hay compañías que deben modificar el formato en que presentaban o procesaban sus datos para que el sistema los acepte. Por estas razones es que las empresas de software buscan ofrecer flexibilidad y soluciones ajustadas a las necesidades de sus clientes.

En paralelo, algunas organizaciones contratan asesores y pagan capacitaciones para prepararse adecuadamente. CPA/Ferrere y varias firmas de software dan servicios de capacitación a lo largo del proceso o charlas informativas.

De todos modos, aunque pueda parecer caótico, el cambio no es tan dramático.

Gustavo Charbonnier, director de Datalogic, opinó que "el régimen, como está definido, no genera un gran impacto para la empresa (....) Es algo que se resuelve más bien a nivel de sistemas, y pasa bastante desapercibido para la administración de la empresa".

La realidad puede ser diferente para las pymes, que disponen de menos personal y estructura para implementar el sistema y cumplir con un proceso algo engorroso. Por este motivo, no han entrado masivamente a la facturación electrónica. Posiblemente, la oferta de soluciones para pymes consista en programas más baratos y ubicados en "la nube" (en servidores con acceso remoto), estimó Isoardi. Memory ofrece una solución híbrida entre in house y en la nube con un costo básico de $ 30.000.

Costos y seguridad

Dependiendo de la configuración de la solución, los presupuestos varían su precio. Las que se instalan in house tienen un rango promedio entre los US$ 8.000 y los US$ 24.000, aunque hay opciones más caras. Los softwares as a service oscilan entre los US$ 4.000 y US$ 8.000 de precio básico (a esto se suman costos adicionales según el volumen de facturas que maneja la empresa y las actualizaciones del sistema). También hay opciones más económicas aunque con menos funcionalidades por unos pocos cientos de dólares, pensadas para quienes procesan pocas facturas al mes.

El precio y el volumen de transacciones no son los únicos factores que inciden en la decisión de qué solución contratar.

Aunque la nube está de moda, las empresas, celosas de su información (sus números y la firma digital con la que validan documentos), ven todavía este sistema con cierta desconfianza "porque los datos nos los tienen en sus servidores", afirmó Marcelo López-Lage, gerente comercial de la empresa Saico. La seguridad es un aspecto crucial. "Antes había que tener los biblioratos bien guardados, ahora la información está en un servidor, y tiene que estar seguro", remató.

vie sep 26 2014 Diego Ferreira | dferreira@elpais.com.uy

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